Top 8 APPS gratuitas para organizar tu trabajo en el mundo digital
Perfectas para bloggers y creadores de contenido.
Si tienes una marca y quieres llevar tu estrategia hasta lo más alto, este post es para ti.
Es una lista de mis aplicaciones gratuitas favoritas que utilizo en mi día a día para organizar mis ideas de trabajo y del blog.
Te lo confieso: yo siempre he sido de necesitar agenda, papel y boli para apuntar mis listas de tareas (adicción real), planificar mis días y mis semanas y todos los pensamientos que se me pasan por la cabeza.
Siempre pienso que voy a querer volver a ellos en un futuro.
La mitad de las veces no es así, pero cuando lo he necesitado y he vuelto atrás en mi agenda para encontrar aquello que estaba buscando, he agradecido a la Catalina del pasado haber apuntado aquello.
Y no te voy a engañar: Sigo siendo de papel y boli.
El tema es que ahora integro también diferentes aplicaciones para hacer lo mismo, en menos tiempo. O me aprovecho de sus funcionalidades exclusivas que facilitan no ir cargando con 3 agendas a todos lados!
Si esto te suena, te invito a que empieces a usar alguna de estas apps y seguro que te sirven de ayuda.
Top 8 Apps para organización y productividad
Evernote
Evernote es una app de organización donde puedes gestionar de todo: desde grandes proyectos hasta capturar cualquier idea o inspiración en formato bloc de notas, checklists, notas de voz e imágenes.
Puedes tener varias libretas e ir categorizando las notas en ellas, incluso ponerles etiquetas que luego harán que sea súper fácil buscar todas tus referencias. La búsqueda de Evernote es su mejor cualidad.
Yo tengo tres libretas — Una personal, una para mis trabajos con clientes y otra para mi marca y blog.
Mis etiquetas son cada uno de los proyectos que tengo, marcas con las que trabajo, categorías del blog, etc.
Evernote no lleva tantos años siendo la Top App de organización por casualidad: la flexibilidad de la versión gratuita, su sincronización en dispositivos y su facilidad de uso hará que si empiezas te convertirás en una leal seguidora.
Asana
Asana es una herramienta de organización de proyectos con una gran capacidad para estructurarlos en tareas y llevarlos al éxito.
Puedes asociar a cada tarea fechas de entrega, responsable y etiquetas como “Urgente”, “No iniciado”, o “En Proceso” — Algo muy útil si trabajas con más personas en tu equipo.
Además, puede sincronizarse con Slack y Trello — Y automatizar la creación de tareas para simplificar los flujos de trabajo.
En su versión gratuita tienes acceso a un calendario y a la vista de tablero.
Trello
Trello es una de las apps de gestión de proyectos más utilizadas, tanto a nivel profesional como personal.
Es muy simple de utilizar, pero tiene mucho potencial para poder ajustarse exactamente a lo que necesitas.
Es un poco parecida a Asana en su vista de tablero, aunque no está preparada para gestionar proyectos complejos al no tener una infraestructura de tareas como la de Asana.
Imagínate que tienes varios tableros de corcho delante de tu escritorio y apuntas tus tareas en Post-It. Según su categoría o su estado avanzado en el proyecto, las vas moviendo de un tablero de corcho a otro. Pues eso es Trello.
Gmail
Me encanta Gmail. Es muy fácil de utilizar, tiene una interfaz muy bonita, es personalizable y lo tengo en todos mis dispositivos.
Aunque también utilizan Mail, la app nativa de Mac para gestionar el correo, es sólo porque no estoy dada de alta en Google Suite de pago. Si no, sólo utilizaría Gmail.
Y dirás… ¡Ya lo uso! ¡O uso Hotmail y me va genial!
Vale, me parece perfecto. Pero la cosa es que mi reto cada día es estar a INBOX CERO. Gmail me lo permite de manera muy sencilla y además puedo sincronizar cosas con Google Keep, Drive o Google Docs.
Hotmail… no es para mí.
Mi sistema de uso en Gmail:
Una vez al mes, o cada mes y medio, me des-suscribo de listas de mailing que no me convencen. Por mi trabajo me doy de alta en muchas, y puede llegar a agobiarme tener tantos emails en mi carpeta de Promociones.
No es justo para ellos, ya que si no voy a interactuar con ellos así por lo menos no les modifico las estadísticas de su newsletter. En esta categoría entran también marcas de ropa, agencias de viajes, o demás aplicaciones.
Si en ese momento no tengo tiempo de leer nada o es una serie que me interesa — Como por ejemplo, mi Curso de 5 días para Destacar en un Mercado Saturado — entonces creo una etiqueta y se la aplico a cada mail, para tener acceso fácil desde la barra de la izquierda.
Si tengo que tomar alguna nota sobre lo que me están diciendo en el mail para poder responderles más tarde, hago click en el icono de Google Keep — Se abrirá a la derecha.
También he creado un sistema de etiquetas para no dejar ni un correo sin responder, no perder nunca ninguno y seguir manteniendo mi INBOX a cero.
¡Te lo contaré en otro post!
Google Docs
A ver, que soy fan de la Suite de Google.
Es como tener Word, Excel, etc.
Todo Microsoft Office pero juntito y sin abrir diferentes programas en tu ordenador (y hacer que vaya super lento como me pasa a mí).
Lo de que se sincronice en todos tus dispositivos y se guarden tus documentos en la nube es de mucho valor, algo que descubrí el año pasado. Ahora, de hecho, pago almacenamiento en la nube en iCloud y en Drive — Más de una vez he perdido documentos importantes o no los he tenido a mano cuando los he necesitado…
Google Docs es un procesador de texto en línea sencillo pero potente, donde podremos crear y editar documentos.
Además, podremos compartirlos en línea con otros usuarios.
Planoly
Planoly es una app para planear tus publicaciones en Instagram.
Puedes ver cómo va a quedar tu feed, guardar el extracto de texto que quieras poner, incluso guardar los hashtags.
He usado otras apps de este estilo (UNUM también me gusta), pero Planoly tiene muchas configuraciones en su versión de pago y se ve que va a ir creciendo cada vez más.
Puedes asignar una fecha a cada una de tus publicaciones y te avisará con un recordatorio para que nunca te pase otra vez eso de: “Ostras ostras, el Instagram!!”.
También (de pago) puedes crear una tienda online estilo “Tap To Shop” por una cantidad de pago al mes, una solución que puede ser interesante para muchos que se estén planteando abrir un Shopify o una tienda e-commerce.
Aunque para el trabajo con clientes Slack es una maravilla — al dejarte tener diferentes canales para poder hablar de diferentes temas paralelamente — WhatsApp siempre termina metiéndose en medio.
Es el rey de la mensajería instantánea, y por eso es normal que sea de las apps que antes abrimos.
La he metido en esta lista por una razón: Hablar contigo misma. Es como pensar en voz alta, pero con un propósito.
Cómo crear un grupo contigo misma en Whatsapp
Lo que tienes que hacer es crear un grupo con alguien, y luego eliminar a esa persona del grupo. De esta manera tienes un chat contigo misma y podrás escribirte recordatorios como la lista de la compra, pensamientos, frases, citas según estás leyendo, etc. Sólo son ejemplos.
Mi sistema es que de vez en cuando me meto en el chat a ver qué me he escrito y luego lo traslado a Evernote en su respectiva libreta.
Para estos “mind dump” o escritura sin control se puede usar Evernote directamente (puedes crear una libreta con ese propósito para luego organizarla) pero al final Whatsapp se percibe como más fácil e inmediato.
De esta manera me reservo Evernote para artículos o piezas escritas algo más elaboradas, o simplemente porque me es más fácil abrir un chat de WhatsApp que Evernote.
Alfred App
Alfred es una herramienta gratuita para MAC que ha ganado varios premios dentro del mundillo de la tecnología.
Yo desde que me la descargué por primera vez hace años (en mi primer ordenador MAC) no he vuelto atrás y siempre la vuelvo a instalar.
Es una lanzadera de aplicaciones y documentos de tu ordenador donde con tan sólo escribir la primera letra ya te sale el programa que quieres abrir.
Alfred va aprendiendo con el tiempo cuáles son tus patrones de uso del ordenador, por lo que sus primeras sugerencias siempre son muy acertadas.
Alfred es más rápido, más intuitivo, se integra con apps como 1Password, tiene calculadora incorporada, puedes ajustar los colores…
Tiene una versión de pago pero yo con la gratuita no necesito más.
Con Alfred soy capaz de controlar mi ordenador en dos clicks y realmente me ahorra mucho tiempo a la larga.
Fan de por vida.
Conclusión de las 8 mejores apps para organización digital
Organizarse con el móvil y planificar en digital cuando no estás acostumbrada puede parecer un poco complicado, pero todo es ponerse. Con este top 8 aplicaciones para la organización digital seguro que te irá bien.
En todas uso la versión gratuita de momento 🙂
Espero que hayas conocido alguna nueva, o que le des una oportunidad a otra que ya probaste pero que no te convenció.
De verdad que pongo mi mano en el fuego por estas apps.
Pero como soy así y me encanta descubrir apps nuevas… ¿Cuáles son tus favoritas?¿ Coincidimos en alguna? Déjame un comentario y dime tus apps favoritas con las que te organizas la vida 😉
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